Một trong những “khán giả” thường xuyên đưa đẩy chúng ta tới những tình huống phải rút ngắn thời gian trình bày so với kế hoạch không ai khác chính là các Lãnh đạo cấp cao của chúng ta đấy ạ.
1) Họ có ít thời gian hơn chúng ta
Hiển nhiên là họ cũng có 24 giờ mỗi ngày, nhưng với vai trò lãnh đạo cấp cao, họ phải xử lý nhiều việc quan trọng hơn. Và vì vậy, họ sẽ phải ưu tiên, và họ sẽ dễ mất kiên nhẫn cho những bài thuyết trình dài.
¨¨¨Lời khuyên:
- Hãy đi thẳng vào vấn đề chính
- Trình bày ngắn gọn, có cấu trúc rõ ràng
- Trình bày xong, hãy đưa ra lời kiến nghị hành động với họ.
2) Họ dễ mất kiên nhẫn
Lãnh đạo cấp cao có quá nhiều việc cần phải xử lý một lúc và vì vậy họ dễ mất kiên nhẫn nên không nắm được bức tranh tổng thể về nội dung trình bày của bạn. Họ có thể ngay lập tức đặt câu hỏi, và ngay khi bạn vừa trình bày họ đã dự đoán các nội dung tiếp theo và có câu trả lời trong đầu rồi.
¨¨¨Lời khuyên:
- Cho họ thông tin tổng quát là bạn sẽ trình bày trong bao lâu.
- Quan trọng hơn là luôn dành thời gian để cho họ hỏi. Nếu bạn được sắp xếp để trình bày trong 30 phút, thì bạn hãy cố gắng rút ngắn thời gian nói xuống 5 phút, 25 còn lại dành cho hỏi đáp. Đó là nguyên tắc 30:5. Khi lãnh đạo cấp cao biết rằng: họ chỉ cần nghe bạn nói trong 5 phút, và sau đó có tới 25 phút để hỏi đáp. Họ sẽ sẵn lòng nghe bạn nói và không cắt ngang.
3) Chào đón sự cắt ngang
Quỳnh và nhiều người chắc cũng hay gặp: những khán giả cấp cao thường xuyên ngắt ngang giữa chừng những bài thuyết trình của chúng ta. Và chúng ta cũng chẳng có cách nào để họ đừng có tiếp tục như vậy. Đơn giản vì khán giả cấp cao sẽ không trì hoãn hay chờ đợi tới phần hỏi đáp. Họ cần đặt câu hỏi ngay lập tức để làm rõ vấn đề. Và chỉ khi họ rõ vấn đề thì bạn mới có cơ hội thuyết phục họ.
¨¨¨Lời khuyên:
- Thay vì tìm cách để họ không hỏi chen ngang thì chúng ta cần chuẩn bị tâm thế “chào đón sự chen ngang”.
- Sự chen ngang là cơ hội để bạn tương tác nhiều hơn với khán giả, là cơ hội để bạn hiểu rõ điều họ đang thực sự bận tâm.
- Chuẩn bị bài ngắn gọn với cấu trúc các phần rõ ràng để ngay cả khi “được chen ngang”, bạn cũng nắm rõ là mình đang nói phần nào, và phần tiếp theo là gì
4) Luôn có các slide phụ lục
Nhà lãnh đạo cấp cao cần nghe một bức tranh tổng thể để họ có thể nắm rõ toàn bộ câu chuyện và ý tưởng của bạn. Do đó, đừng quá sa đà vào chi tiết. Điều này sẽ khiến khán giả không nối ghép được ý tưởng của bạn. Và họ sẽ dễ dàng đặt câu hỏi để đào sâu chi tiết. Từ đó, Bạn không có thời gian chia sẻ hết ý tưởng tổng thể của mình.
¨¨¨Lời khuyên:
- Thuyết trình tổng thể về ý tưởng theo một cấu trúc rõ ràng có chủ đích. Từ đó giúp lãnh đạo cấp cao hình dung toàn bộ ý tưởng của bạn. Thậm chí, bạn hoàn toàn có thể trình bày nhanh ý tưởng trong 3 phút.
- Chuẩn bị sẵn các số liệu, nghiên cứu báo cáo và tách thành phần “phụ lục”. Khi trình bày xong ý tưởng, hãy chia sẻ thêm các số liệu này, hoặc mở lên khi lãnh đạo cấp cao đặt câu hỏi. Điều này sẽ giúp bạn ghi điểm với “vị khán giả khó tính” vì sự chuẩn bị chu đáo của bạn.
